|
Sabtu, 03 November 2012
Environmentally Friendly Business Processes
Minggu, 07 Oktober 2012
Terms of business processes sharia
1. Murabahah
Murabahah adalah perjanjian jual-beli antara bank dengan nasabah. Bank syariah membeli barang yang diperlukan nasabah kemudian menjualnya kepada nasabah yang bersangkutan sebesar harga perolehan ditambah dengan margin keuntungan yang disepakati antara bank syariah dan nasabah.
Murabahah, dalam konotasi Islam pada dasarnya berarti penjualan. Satu hal yang membedakannya dengan cara penjualan yang lain adalah bahwa penjual dalam murabahah secara jelas memberi tahu kepada pembeli berapa nilai pokok barang tersebut dan berapa besar keuntungan yang dibebankannya pada nilai tersebut. Keuntungan tersebut bisa berupa lump sum atau berdasarkan persentase.
Jika seseorang melakukan penjualan komoditi/barang dengan harga lump sum tanpa memberi tahu berapa nilai pokoknya, maka bukan termasuk murabahah, walaupun ia juga mengambil keuntungan dari penjualan tersebut. Penjualan ini disebut musawamah.
Ketentuan umum murabahah dalam bank syariah
- Bank dan nasabah harus melakukan akad murabahah yang bebas riba.
- Barang yang diperjualbelikan tidak diharamkan oleh syariah Islam.
- Bank membiayai sebagian atau seluruh harga pembelian barang yang telah disepakati kualifikasinya.
- Bank membeli barang yang diperlukan nasabah atas nama bank sendiri, dan pembelian ini harus sah dan bebas riba.
- Bank harus menyampaikan semua hal yang berkaitan dengan pembelian, misalnya jika pembelian dilakukan secara hutang.
- Bank kemudian menjual barang tersebut kepada nasabah (pemesan) dengan harga jual senilai harga beli plus keuntungannya. Dalam kaitan ini Bank harus memberitahu secara jujur harga pokok barang kepada nasabah berikut biaya yang diperlukan.
- Nasabah membayar harga barang yang telah disepakati tersebut pada jangka waktu tertentu yang telah disepaki.
- Untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan atau kerusakan akad tersebut, pihak bank dapat mengadakan perjanjian khusus dengan nasabah.
- Jika bank hendak mewakilkan kepada nasabah untuk membeli barang dari pihak ketiga, akad jual beli murabahah harus dilakukan setelah barang, secara prinsip menjadi milik bank.
[sunting]Referensi
- ^ Fatwa Dewan Syari'ah Nasional Majelis Ulama Indonesia no: 04/DSN-MUI/IV/2000, tentang Murabaha
2. Mudharabah
Mudharabah adalah bentuk kerja sama antara dua atau lebih pihak di mana pemilik modal (shahibul amal) mempercayakan sejumlah modal kepada pengelola (mudharib) dengan suatu perjanjian di awal. Bentuk ini menegaskan kerja sama dengan kontribusi seratus persen modal dari pemilik modal dan keahlian dari pengelola.
Transaksi jenis ini tidak mewajibkan adanya wakil dari shahibul maal dalam manajemen proyek. Sebagai orang kepercayaan, mudharib harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab atas kerugian yang terjadi akibat kelalaian dan tujuan penggunaan modal untuk usaha halal. Sedangkan, shahibul maal diharapkan untuk mengelola modal dengan cara tertentu untuk menciptakan laba yang optimal.
Tipe mudharabah
- Mudharabah Mutlaqah: Dimana shahibul maal memberikan keleluasaan penuh kepada pengelola (mudharib) untuk mempergunakan dana tersebut dalam usaha yang dianggapnya baik dan menguntungkan. Namun pengelola tetap bertanggung jawab untuk melakukan pengelolaan sesuai dengan praktik kebiasaan usaha normal yang sehat (uruf)
- Mudharabah Muqayyadah: Dimana pemilik dana menentukan syarat dan pembatasan kepada pengelola dalam penggunaan dana tersebut dengan jangka waktu, tempat, jenis usaha dan sebagai
[sunting]Feature Mudharabah
1. Berdasarkan prinsip berbagi hasil dan berbagi risiko
- Keuntungan dibagi berdasarkan nisbah yang telah disepakati sebelumnya
- Kerugian finansial menjadi beban pemilik dana sedangkan pengelola tidak memperoleh imbalan atas usaha yang telah dilakukan.
2. Pemilik dana tidak diperbolehkan mencampuri pengelolaan bisnis sehari-hari
Referensi
3. al ijarah
Pengertian
Al-ijarah adalah akad pemindahan hak guna atas barang atau jasa, melalui pembayaran upah sewa, tanpa diikuti dengan pemindahan kepemilikan (ownership/milkiyah) atas barang itu sendiri.
Landasan syariah
Al-Qur’an
Dan jika kamu ingin anakmu disusukan oleh orang lain, maka tidak ada dosa bagimu apabila kamu memberikan pembayaran menurut yang patut. Bertakwalah kepada Allah dan ketahuilah bahwa Allah Maha Melihat apa yang kamu kerjakan.
Yang menjadi dalil dari ayat tersebut adalah ungkapan “Apabila kamu memberikan pembayaran yang patut”. Ungkapan tersebut menunjukkan adanya jasa yang diberikan berkat kewajiban membayar upah (fee) secara patut. Yang termasuk di dalamnya ada jasa penyewa.
Al-Hadist
“Dari ibnu Umar bahwa Rasulullah: bersabda: Berikanlah upah pekerjaan sebelum keringatnya kering. (HR. Ibnu Wajah).
Rukun dan Syariat Ijarah
Rukun-rukun dan syarat-syarat ijarah adalah sebagai berikut:
- Mu’jir dan Musta’jir yaitu orang yang melakukan akad sewa-menyewa atau upah mengupah. Mu’jir adalah orang yang memberikan upah dan yang menyewa, Musta’jir adalah orang yang menerima upah untuk melakukan sesuatu dan yang menyewa sesuatu. Disyaratkan pada mu’jir dan musta’jir adalah baligh, berakal, cakap melakukan tasharuf (mengendalikan harta).
- Ijab kabul antara mu’jir dan musta’jir, ijab kabul sewa-menyewa dan upah-mengupah. Ijab kabul sewa-menyewa misalnya, si budi menyewakan mobil kepada Ali, setiap hari Rp 5000, maka musta’jir menjawab: ”Aku terima sewa mobil tersebut dengan harga demikian setiap hari”. Sedangkan upah-mengupah misalnya: kuserahkan kebun ini kepadamu untuk dicangkuli dengan upah setiap hari Rp 5000, kemudian musta’jir menjawab: aku akan kerjakan pekerjaan itu sesuai dengan apa yang engkau ucapkan .
- Disyaratkan diketahui jumlahnya oleh kedua belah pihak baik dalam sewa-menyewa maupun dalam upah-mengupah.
Pembayaran Sewa dan Upah
Jika ijarah itu suatu pekerjaan maka kewajiban pembayaran upahnya waktu berakhirnya pekerjaan, jika akad sudah berlangsung dan tidak diisyaratkan mengenai pembayaran dan tidak ada penentuan penangguhannya, menurut Abu Hanifah yang diserahkan upahnya secara berangsur, sesuai dengan manfaat yang diterimanya. Menurut Imam Syafi’i dan Ahmad, sesungguhnya ia berhak dengan akad itu sendiri, jika mu’jir menyerahkan zat benda yang disewa kepada musta’jir ia berhak menerima bayarannya karena penyewa (musta’jir) sudah menerima kegunaannya.
Menyewa Barang Sewaan
Musta’jir dibolehkan menyewakan lagi barang sewaan kepada orang lain, dengan syarat penggunaan barang itu sesuai dengan penggunaan yang dijanjikan ketika akad seperti yang disewakan seekor kerbau, ketika akad dinyatakan bahwa kerbau tersebut disewakan lagi timbul Musta’jir kedua, maka kerbau itu pun harus digunakan membajak pula.
Bila ada kerusakan pada benda yang disewa, maka yang bertanggung jawab adalah pemilik barang (Mu’jir) dengan syarat kecelakaan itu bukan akibat dari kelalaian Musta;jir, maka yang bertanggung jawab adalah musta’jir itu sendiri, seperti menyewakan mobil, kemudian mobil itu hilang atau di curi karena di simpan bukan pada tempatnya.
Pembatalan dan Berakhirnya Ijarah
Di dalam ijarah, akad tidak membolehkan adanya fasakh pada salah satu pihak, karena ijarah merupakan akad pertukaran, kecuali bila didapati hal-hal yang di wajibkan fasakh (batal).
Ijarah akan menjadi batal (fasakh) bila ada hal-hal sebagai berikut:
- Terjadi cacat pada barang sewaan yang kejadian itu terjadi pada tangan penyewa
- rusaknya barang yang disewakan, seperti rumah menjadi runtuh dan sebagainya
- rusaknya barang yang diupahkan karena baju yang diupahkan untuk dijahitkan
- terpenuhinya manfaat yang diakadkan, berakhirnya masa yang telah ditentukan
- menurut Hanafiah, boleh terjadi fasakh (batal) dari salah satu pihak seperti yang menyewa toko untuk dagang kemudian dagangannya ada yang mencuri, maka ia dibolehkan memfasakh sewaan itu.
Pengembalian Sewa
Jika ijarah telah berakhir, penyewa berkewajiban mengembalikan barang sewaan, jika barang sewaan itu tanah, ia wajib menyerahkan kepada pemiliknya dalam keadaan kosong dari tanaman, kecuali bila ada kesulitan untuk menghilangkannya.
Mazhab Hanbali berpendapat bahwa ketika ijarah telah berakhir harus melepaskan barang sewaan.
Teknik Perbankan al-Ijarah
- Transaksi ijarah ditandai adanya pemindahan manfaat jadi, dasarnya prinsip ijarah sama saja dengan prinsip jual beli. Namun perbedaan terletak pada objek barang, sedangkan pada sewa
- Pada akhir masa sewa, bank dapat saja menjual barang yang disewakan kepada nasabah, karena itu dalam perbankan syariah dikenal dengan al-Ijarah al-muntahiyah bit-tamlik (sewa yang diikuti dengan perpindahan kepemilikan).
- Harga sewa dan harga jual disepakati pada awal perjanjian antara bank dengan nasabah.
Al-Ijarah Al-Muntahia Bit-Tamlik
Transaksi yang disebut dengan Al-Ijarah al-Muntahia Bit-Tamlik adalah sejenis perpeduan kontrak jual beli dan sewa atau lebih tepatnya akad sewa yang diakhiri dengan kepemilikan barang di tangan si penyewa.
Al-Ijarah al-Muntahia Bit-Tamlik memiliki banyak bentuk tergantung pada apa yang disepakati kedua pihak yang berkontrak. Misalnya al-Ijarah dengan janji menjual nilai sewa yang mereka tentukan dalam al-ijarah: harga barang dalam transaksi dan kapan kepemilikan dipindahkan.
Manfaat dan resiko yang harus diantisipasi
Manfaat dari transaksi al-Ijarah untuk bank adalah keuntungan sewa dan kembalinya uang pokok. Adapun resiko yang mungkin terjadi dalam al-Ijarah adalah sebagai berikut:
- Default : Nasabah tidak membayar cicilan dengan sengaja
- Rusak : Aset ijarah rusak sehingga menyebabkan biaya pemeliharaan bertambah, terutama bila disebutkan dalam kontrak bahwa pemeliharaan harus dilakukan oleh bank
- Berhenti : Nasabah berhenti di tengah kontrak dan tidak mau membeli aset tersebut. Akibatnya, bank harus menghitung kembali keuntungan dan mengembalikan sebagian kepada nasabah.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Dari pembahasan makalah ini, kita dapat simpulkan bahwa pengertian al-Ijarah adalah akad pemindahan hak guna atas barang atau jasa, melalui pembayaran upah sewa, tanpa diikuti dengan pemindahan kepemilikan (ownership/milkiyah) atas barang itu sendiri.
Teknik perbankan al-Ijarah
1) Transaksi ijarah ditandai adanya pemindahan manfaat
2) Pada akhir masa sewa, bank dapat saja menjual barang yang disewakan kepada nasabah
3) Harga sewa dan harga jual disepakati pada awal perjanjian antara bank dengan nasabah.
Transaksi al-Ijarah al-Muntahia bit-thamlik adalah sejenis perpaduan kontrak jual beli dan sewa atau lebih tepatnya akad sewa yang diakhiri dengan kepemilikan barang di tangan si penyewa.
Resiko yang harus diantisipasi:
- Default : Nasabah tidak membayar cicilan dengan sengaja
- Rusak : Aset ijarah rusak sehingga menyebabkan biaya pemeliharaan bertambah
- Berhenti : Nasabah berhenti di tengah kontrak dan tidak mau membeli aset tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
- Drs. H. Muh, Rifa’i; Ilmu Fiqh Islam (Semarang: CV. Toha Putra, 1978).
- Prof. T.M. Hasbi Ash-Shiddieqy. Al-Islam (Jakarta: Bulan Bintang, 1976).
- Drs. H. Muh, Rifa’i; Mutiara Fiqh (Semarang: CV. Toha Putra, 1978).
Kamis, 20 September 2012
Perbedaan ekonomi syariah dan konvensional
Ekonomi syariah merupakan
ilmu pengetahuan sosial yang
mempelajari masalah-masalah ekonomi rakyat
yang dilhami oleh nilai-nilai Islam[1].
Ekonomi syariah atau sistem ekonomi koperasi berbeda dari kapitalisme,
sosialisme, maupun negara kesejahteraan (Welfare State). Berbeda dari
kapitalisme karena Islam menentang eksploitasi oleh pemilik modal
terhadap buruh yang
miskin, dan melarang penumpukan kekayaan[2]. Selain
itu, ekonomi dalam kaca mata Islam merupakan tuntutan kehidupan sekaligus
anjuran yang memiliki dimensi ibadah[3].
Perbedaan ekonomi syariah dengan ekonomi konvensional
Krisis
ekonomi yang sering terjadi ditengarai adalah ulah sistem ekonomi konvensional,
yang mengedepankan sistem bunga sebagai
instrumen provitnya. Berbeda dengan apa yang ditawarkan sistem ekonomi syariah,
dengan instrumen provitnya, yaitu sistem bagi hasil.
Sistem
ekonomi syariah sangat berbeda dengan ekonomi kapitalis, sosialis maupun komunis. Ekonomi
syariah bukan pula berada di tengah-tengah ketiga sistem ekonomi itu.
Sangat bertolak belakang dengan kapitalis yang lebih bersifat individual,
sosialis yang memberikan hampir semua tanggungjawab kepada warganya serta
komunis yang ekstrem[1],
ekonomi Islam menetapkan bentuk perdagangan serta perkhidmatan yang boleh dan
tidak boleh di transaksikan[4].
Ekonomi dalam Islam harus mampu memberikan kesejahteraan bagi seluruh
masyarakat, memberikan rasa adil, kebersamaan dan kekeluargaan serta mampu
memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada setiap pelaku usaha
Ciri khas ekonomi syariah
Tidak
banyak yang dikemukakan dalam Al Qur'an, dan hanya prinsip-prinsip yang
mendasar saja. Karena alasan-alasan yang sangat tepat, Al Qur'an dan Sunnah
banyak sekali membahas tentang bagaimana seharusnya kaum Muslim berprilaku
sebagai produsen, konsumen dan
pemilik modal, tetapi hanya sedikit tentang sistem ekonomi[5].
Sebagaimana diungkapkan dalam pembahasan diatas, ekonomi dalam Islam harus
mampu memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada setiap pelaku usaha. Selain
itu, ekonomi syariah menekankan empat sifat, antara lain:
1.
Kesatuan (unity)
2.
Keseimbangan (equilibrium)
3.
Kebebasan (free will)
4.
Tanggungjawab (responsibility)
Manusia
sebagai wakil (khalifah) Tuhan di dunia tidak mungkin bersifat
individualistik, karena semua (kekayaan) yang ada di bumi adalah milikAllah semata, dan manusia adalah kepercayaan-Nya
di bumi[2]. Di
dalam menjalankan kegiatan ekonominya, Islam sangat mengharamkan kegiatan riba, yang dari segi bahasa berarti
"kelebihan"[6]. Dalam
Al Qur'an surat Al Baqarah ayat 275[7] disebutkan
bahwa Orang-orang yang makan (mengambil) riba[8] tidak
dapat berdiri melainkan seperti berdirinya orang yang kemasukan syaitan
lantaran (tekanan) penyakit gila[9].
Keadaan mereka yang demikian itu, adalah disebabkan mereka berkata
(berpendapat), sesungguhnya jual beli itu sama dengan riba, padahal Allah telah
menghalalkan jual beli dan mengharamkan riba...
Tujuan Ekonomi Islam
Ekonomi
Islam mempunyai tujuan untuk memberikan keselarasan bagi kehidupan di dunia.
Nilai Islam bukan semata-semata hanya untuk kehidupan muslim saja, tetapi
seluruh mahluk hidup di muka bumi. Esensi proses Ekonomi Islam adalah pemenuhan
kebutuhan manusia yang berlandaskan nilai-nilai Islam guna mencapai pada tujuan
agama (falah). Ekonomi Islam menjadi rahmat seluruh alam, yang tidak terbatas
oleh ekonomi, sosial, budaya dan politik dari bangsa. Ekonomi Islam mampu
menangkap nilai fenomena masyarakat sehingga dalam perjalanannya tanpa
meninggalkan sumber hukum teori ekonomi Islam, bisa berubah.
Catatan
1.
^ a b "UIKA
Bogor". Swipa.
2.
^ a b "Jurnal Ekonomi Rakyat". Swipa.
3.
^ "Waspada Online". Swipa.
4.
^ "Berita Harian". Swipa.
5.
^ Hofmann
Murad (2002). Menengok Kembali Islam Kita. Pustaka Hidayah.
6.
^ Shihab
Quraish (1996). Wawasan Al Qur'an. Mizan.
7.
^ Terjemahan Al Qur'an dari Khadim al Haramain asy
Syarifain (Pelayan kedua Tanah Suci) Raja Fahd ibn 'Abd al 'Aziz Al Sa'ud
8.
^ Riba
itu ada dua macam: nasiah dan fadhi. Riba nasiah ialah pembayaran lebih yang
disyaratkan oleh orang yang meminjamkan. Riba fadhi ialah penukaran suatu
barang dengan barang yang sejenis, tetapi lebih banyak jumlahnya karena orang
yang menukarkan mensyaratkan demikian, seperti penukaran emas dengan
emas, padi dengan padi dan sebagainya. Riba
yang dimaksud dalam ayat ini riba nasiah yang berlipat ganda dan umum terjadi
dalam masyarakat Arab zaman
Jahiliyah
9.
^ Maksudnya:orang
yang mengambil riba tidak tenteram jiwanya seperti orang kemasukan syaitan
Senin, 10 September 2012
What is bussines process ??
A business process or business method is a collection of related, structured activities or tasks that produce a specific service or product (serve a particular goal) for a particular customer or customers. It often can be visualized with a flowchart as a sequence of activities with interleaving decision points or with a Process Matrix as a sequence of activities with relevance rules based on the data in the process.
Overview
There are three types of business processes:
- Management processes, the processes that govern the operation of a system. Typical management processes include "Corporate Governance" and "Strategic Management".
- Operational processes, processes that constitute the core business and create the primary value stream. Typical operational processes are Purchasing, Manufacturing, Advertising andMarketing, and Sales.
- Supporting processes, which support the core processes. Examples include Accounting, Recruitment, Call center, Technical support.
A business process begins with a mission objective and ends with achievement of the business objective. Process-oriented organizations break down the barriers of structural departments and try to avoid functional silos.
A business process can be decomposed into several sub-processes[1], which have their own attributes, but also contribute to achieving the goal of the super-process. The analysis of business processes typically includes the mapping of processes and sub-processes down to activity level.
Business Processes are designed to add value for the customer and should not include unnecessary activities. The outcome of a well designed business process is increased effectiveness (value for the customer) and increased efficiency (less costs for the company).
Business Processes can be modeled through a large number of methods and techniques. For instance, the Business Process Modeling Notation is a Business Process Modeling technique that can be used for drawing business processes in a workflow.
Adam Smith
One of the most significant people in 18th century to describe processes was Adam Smith in his famous (1776) example of a pin factory. Inspired by an article in Diderot's Encyclopédie, Smith described the production of a pin in the following way:
”One man draws out the wire, another straights it, a third cuts it, a fourth points it, a fifth grinds it at the top for receiving the head: to make the head requires two or three distinct operations: to put it on is a particular business, to whiten the pins is another ... and the important business of making a pin is, in this manner, divided into about eighteen distinct operations, which in some manufactories are all performed by distinct hands, though in others the same man will sometime perform two or three of them.”
Smith also first recognized how the output could be increased through the use of labor division. Previously, in a society where production was dominated by handcrafted goods, one man would perform all the activities required during the production process, while Smith described how the work was divided into a set of simple tasks, which would be performed by specialized workers. The result of labor division in Smith’s example resulted in productivity increasing by 24,000 percent (sic), i.e. that the same number of workers made 240 times as many pins as they had been producing before the introduction of labor division.
It is worth noting that Smith did not advocate labor division at any price and per se. The appropriate level of task division was defined through experimental design of the production process. In contrast to Smith's view which was limited to the same functional domain and comprised activities that are in direct sequence in the manufacturing process, today's process concept includes cross-functionality as an important characteristic. Following his ideas the division of labor was adopted widely, while the integration of tasks into a functional, or cross-functional, process was not considered as an alternative option until much later.
Other definitions
In the early 1990s, US corporations, and subsequently companies all over the world, started to adopt the concept of reengineering in an attempt to re-achieve the competitiveness that they had lost during the previous decade. A key characteristic of Business Process Reengineering (BPR) is the focus on business processes. Davenport (1993)[2] defines a (business) process as
”a structured, measured set of activities designed to produce a specific output for a particular customer or market. It implies a strong emphasis on how work is done within an organization, in contrast to a product focus’s emphasis on what. A process is thus a specific ordering of work activities across time and space, with a beginning and an end, and clearly defined inputs and outputs: a structure for action. ... Taking a process approach implies adopting the customer’s point of view. Processes are the structure by which an organization does what is necessary to produce value for its customers.”
This definition contains certain characteristics a process must possess. These characteristics are achieved by a focus on the business logic of the process (how work is done), instead of taking a product perspective (what is done). Following Davenport's definition of a process we can conclude that a process must have clearly defined boundaries, input and output, that it consists of smaller parts, activities, which are ordered in time and space, that there must be a receiver of the process outcome- a customer - and that the transformation taking place within the process must add customer value.
Hammer & Champy’s (1993)[3] definition can be considered as a subset of Davenport’s. They define a process as
”a collection of activities that takes one or more kinds of input and creates an output that is of value to the customer.”
As we can note, Hammer & Champy have a more transformation oriented perception, and put less emphasis on the structural component – process boundaries and the order of activities in time and space.
Rummler & Brache (1995)[4] use a definition that clearly encompasses a focus on the organization’s external customers, when stating that
”a business process is a series of steps designed to produce a product or service. Most processes (...) are cross-functional, spanning the ‘white space’ between the boxes on the organization chart. Some processes result in a product or service that is received by an organization's external customer. We call these primary processes. Other processes produce products that are invisible to the external customer but essential to the effective management of the business. We call these support processes.”
The above definition distinguishes two types of processes, primary and support processes, depending on whether a process is directly involved in the creation of customer value, or concerned with the organization’s internal activities. In this sense, Rummler and Brache's definition follows Porter's value chain model, which also builds on a division of primary and secondary activities. According to Rummler and Brache, a typical characteristic of a successful process-based organization is the absence of secondary activities in the primary value flow that is created in the customer oriented primary processes. The characteristic of processes as spanning the white space on the organization chart indicates that processes are embedded in some form of organizational structure. Also, a process can be cross-functional, i.e. it ranges over several business functions.
Finally, let us consider the process definition of Johansson et al. (1993).[5] They define a process as
”a set of linked activities that take an input and transform it to create an output. Ideally, the transformation that occurs in the process should add value to the input and create an output that is more useful and effective to the recipient either upstream or downstream.”
This definition also emphasizes the constitution of links between activities and the transformation that takes place within the process. Johansson et al. also include the upstream part of the value chain as a possible recipient of the process output. Summarizing the four definitions above, we can compile the following list of characteristics for a business process.
- Definability : It must have clearly defined boundaries, input and output.
- Order : It must consist of activities that are ordered according to their position in time and space.
- Customer : There must be a recipient of the process' outcome, a customer.
- Value-adding : The transformation taking place within the process must add value to the recipient, either upstream or downstream.
- Embeddedness : A process can not exist in itself, it must be embedded in an organizational structure.
- Cross-functionality : A process regularly can, but not necessarily must, span several functions.
Frequently, a process owner, i.e. a person being responsible for the performance and continuous improvement of the process, is also considered as a prerequisite.
Importance of the Process Chain
Business processes comprise a set of sequential sub-processes or tasks, with alternative paths depending on certain conditions as applicable, performed to achieve a given objective or produce given outputs. Each process has one or more needed inputs. The inputs and outputs may be received from, or sent to other business processes, other organizational units, or internal or external stakeholders.
Business processes are designed to be operated by one or more business functional units, and emphasize the importance of the “process chain” rather than the individual units.
In general, the various tasks of a business process can be performed in one of two ways – 1) manually and 2) by means of business data processing systems such as ERP systems. Typically, some process tasks will be manual, while some will be computer-based, and these tasks may be sequenced in many ways. In other words, the data and information that are being handled through the process may pass through manual or computer tasks in any given order.
Policies, Processes and Procedures
The above improvement areas are equally applicable to policies, processes and detailed procedures (sub-processes/tasks). There is a cascading effect of improvements made at a higher level on those made at a lower level.
For instance, if a recommendation to replace a given policy with a better one is made with proper justification and accepted in principle by business process owners, then corresponding changes in the consequent processes and procedures will follow naturally in order to enable implementation of the policies
Manual / Administrative vs. Computer System-Based Internal Controls
Internal controls can be built into manual / administrative process steps and / or computer system procedures.
It is advisable to build in as many system controls as possible, since these controls, being automatic, will always be exercised since they are built into the design of the business system software. For instance, an error message preventing an entry of a received raw material quantity exceeding the purchase order quantity by greater than the permissible tolerance percentage will always be displayed and will prevent the system user from entering such a quantity.
However, for various reasons such as practicality, the need to be “flexible” (whatever that may signify), lack of business domain knowledge and experience, difficulties in designing/writing software, cost of software development/modification, the incapability of a computerised system to provide controls, etc., all internal controls otherwise considered to be necessary are often not built into business systems and software.
In such a scenario, the manual, administrative process controls outside the computer system should be clearly documented, enforced and regularly exercised. For instance, while entering data to create a new record in a material system database’s item master table, the only internal control that the system can provide over the item description field is not to allow the user to leave the description blank – in other words, configure item description as a mandatory field. The system obviously cannot alert the user that the description is wrongly spelt, inappropriate, nonsensical, etc.
In the absence of such a system-based internal control, the item creation process must include a suitable administrative control through the detailed checking, by a responsible officer, of all fields entered for the new item, by comparing a print-out taken from the system with the item data entry sheet, and ensuring that any corrections in the item description (and other similar fields where no system control is possible) are promptly carried out.
Last but not least, the introduction of effective manual, administrative controls usually requires an overriding periodic check by a higher authority to ensure that such controls are exercised in the first place.
Information Reports as an Essential Base for Executing Business Processes
Business processes must include up-to-date and accurate Information reports to ensure effective action. An example of this is the availability of purchase order status reports for supplier delivery follow-up as described in the section on effectiveness above. There are numerous examples of this in every possible business process.
Another example from production is the process of analysis of line rejections occurring on the shop floor. This process should include systematic periodical analysis of rejections by reason, and present the results in a suitable information report that pinpoints the major reasons, and trends in these reasons, for management to take corrective actions to control rejections and keep them within acceptable limits. Such a process of analysis and summarisation of line rejection events is clearly superior to a process which merely inquires into each individual rejection as it occurs.
Business process owners and operatives should realise that process improvement often occurs with introduction of appropriate transaction, operational, highlight, exception or M.I.S. reports, provided these are consciously used for day-to-day or periodical decision-making. With this understanding would hopefully come the willingness to invest time and other resources in business process improvement by introduction of useful and relevant reporting systems.
Supporting theories and concepts
Frederick Winslow Taylor developed the concept of scientific management. The concept contains aspects on the division of labor being relevant to the theory and practice around business processes. The business process related aspects of Taylor's scientific management concept are discussed in the article on Business Process Reengineering.
[edit]Span of control
The span of control is the number of sub-ordinates a supervisor manages within a structural organization. Introducing a business process concept has a considerable impact on the structural elements of the organization and thus also on the span of control.
Large organizations that are not organized as markets need to be organized in smaller units - departments - which can be defined according to different principles.
References
- ^ Anderson, Chris. What are the Top Ten Core business processes?, Bizmanualz, July 22nd, 2009.
- ^ Thomas Davenport (1993). Process Innovation: Reengineering work through information technology. Harvard Business School Press, Boston
- ^ Michael Hammer and James Champy (1993). Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution, Harper Business
- ^ Rummler & Brache (1995). Improving Performance: How to manage the white space on the organizational chart. Jossey-Bass, San Francisco
- ^ Henry J. Johansson et al. (1993). Business Process Reengineering: BreakPoint Strategies for Market Dominance. John Wiley & Sons
Langganan:
Komentar (Atom)